E-mailhosting op je eigen domein.

Wat is e-mailhosting?

Een mailadres op je eigen domein werkt anders dan een gratis adres bij Gmail of Outlook.com. Je domeinnaam heeft in de DNS een MX-record dat zegt welke mailserver de mail voor jouw domein aanneemt. E-mailhosting is die mailserver: hij ontvangt je mail, bewaart hem in je mailbox en verstuurt wat je zelf schrijft.

Waarom een eigen domein?

• Het oogt professioneler en mensen herkennen meteen van wie de mail komt.
• Het adres blijft van jou. Stap je over naar een andere mailpartij, dan neem je je adres mee. Bij een gratis adres kan dat niet.
• Je maakt adressen per rol: info@, facturen@, je eigen naam. Wie vertrekt, laat geen gat achter.

Mailbox, alias of doorsturen: wat heb je nodig?

Niet elk adres hoeft een eigen mailbox te zijn. Er zijn drie vormen, en je kunt ze mengen:

Vuistregel: een mailbox per persoon, aliassen voor functies. Zo houd je het overzichtelijk en hoef je minder wachtwoorden te beheren. Wie het team verlaat, laat een alias achter die je naar een collega verplaatst.

Stap voor stap: e-mail op je eigen domein

1. Kies of registreer je domein. Heb je nog geen domein, registreer er een. Heb je er al een, dan kan het blijven waar het is.
2. Bestel e-mail of hosting. Bij de hosting zit e-mail erbij; wil je alleen mail, dan kies je het e-mailpakket.
3. De DNS wordt goed gezet. Het MX-record wijst naar onze mailserver, en je domein krijgt SPF en DKIM. Staat je domein bij ons, dan doen wij dat. Staat het ergens anders, dan krijg je de records die je daar invult.
4. Maak je mailboxen en aliassen aan in het controlepaneel: een mailbox per persoon, aliassen voor info@ en dergelijke.
5. Stel je apparaten in met de gegevens hieronder, of lees je mail in de webmail.
6. Test het: stuur een mail van en naar een adres buiten je domein, bijvoorbeeld je Gmail, en kijk of hij aankomt en niet in de spam belandt.

Je mail instellen

Na je bestelling krijg je de gegevens van je mailboxen. In je mailprogramma vul je dit in:

Kies bij voorkeur IMAP: dan blijft je mail op de server staan en zie je op je telefoon, laptop en in de webmail hetzelfde. POP3 haalt mail van de server af naar één apparaat; handig als je maar één computer gebruikt, maar je hebt dan geen kopie meer op de server.

Zorgen dat je mail aankomt

Mailproviders als Gmail en Outlook controleren of mail echt van jouw domein komt. Daarvoor zijn drie DNS-instellingen:

• SPF zegt welke servers namens jouw domein mogen mailen.
• DKIM zet een digitale handtekening onder elke mail die je verstuurt.
• DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen met mail die niet klopt, en stuurt je rapporten.

Bij ons krijgt je domein standaard een SPF-record en wordt je mail met DKIM ondertekend. Een DMARC-record zetten we op verzoek voor je klaar. Verstuurt je website ook mail, bijvoorbeeld via een contactformulier of een webshop, dan kijken we graag even mee of die mail goed is ingericht.

Komt je mail in spam? Doe de DMARC check: in tien seconden zie je of SPF, DKIM en DMARC van je domein in orde zijn. Met de Mail-APK zetten we het voor je goed.

Overstappen met je bestaande mail

Je oude mail hoeft niet verloren te gaan. De volgorde is belangrijk:

1. Maak bij ons dezelfde mailboxen aan als je nu hebt.
2. Zet je oude mail over. Met IMAP kan dat door beide accounts in je mailprogramma te zetten en de mappen te kopiëren, of we doen het voor je, ook vanuit Gmail of Hotmail.
3. Zet het MX-record van je domein om naar onze mailserver. Vanaf dat moment komt nieuwe mail bij ons binnen.
4. Houd je oude account nog een paar dagen open, zodat mail die onderweg was niet verloren gaat. Kopieer daarna het laatste stukje over en zeg op.

Verhuis je ook je website, lees dan Website verhuizen: daar staat de hele route.

Eerlijk gezegd: opslag en spamfilter

Opslag. Het e-mailpakket heeft 5 GB voor je hele mailomgeving, niet per mailbox. Voor een klein bedrijf dat vooral tekstmail en af en toe een bijlage stuurt, is dat jaren genoeg. Bewaar je veel grote bijlagen, of loopt een mailbox al jaren vol, dan heb je meer nodig; dat kan op aanvraag. Tip: grote bestanden kun je beter delen via een link dan als bijlage sturen.

Spamfilter. Elk binnenkomend bericht wordt door ons spamfilter beoordeeld op afzender, inhoud en bekende spambronnen. Dat houdt het meeste tegen, maar geen enkel filter is perfect: soms glipt er iets door, en soms belandt een gewone mail in de map Spam. Kijk daar af en toe in, en laat het ons weten als het structureel misgaat; dan stellen we het bij.

Wat we niet doen: je mail lezen, er advertenties in zetten of hem gebruiken voor iets anders dan bezorgen en bewaren.

E-mail bij je hoster, of Google Workspace en Microsoft 365?

Je kunt e-mail op je eigen domein ook bij Google Workspace of Microsoft 365 onderbrengen. Dat is een goede keuze als je hun agenda's, gedeelde documenten en Teams of Meet gebruikt. Je betaalt daar per gebruiker per maand.

E-mail bij je hoster is eenvoudiger en goedkoper als je vooral wilt mailen: onbeperkt mailboxen voor één prijs, IMAP op elk apparaat, en alles bij dezelfde partij als je domein en website. Heb je later toch Google of Microsoft nodig, dan zetten we je MX-records om; je adressen blijven hetzelfde. Inrichting door ons is op aanvraag.