Je provider stopt met e-mail: wat nu?

Welke situatie is de jouwe?

Steeds meer internetproviders en hosters stoppen met e-mail voor hun klanten. Ze sturen dan een brief of mail met een datum. Wat je moet doen, hangt af van één ding: van wie is het deel achter de @?

Twijfel je of het domein echt van jou is, bijvoorbeeld omdat je webbouwer het ooit voor je regelde? Vraag het hem, of vraag het ons. Je adres meenemen kan alleen als jij of je bedrijf de houder van het domein bent.

Situatie A: je adres staat op je eigen domein

Goed nieuws: je adres blijft van jou. Een e-mailadres op je eigen domein hoort niet bij een provider, maar bij je domeinnaam. In de DNS van je domein staat een MX-record. Dat record zegt welke mailserver je mail aanneemt. Stopt je provider, dan laat je dat record naar een andere mailserver wijzen. Je adres, je visitekaartjes en je briefpapier blijven hetzelfde.

Blijft je domein waar het is?

Kijk in de brief van je provider of alleen de e-mail stopt, of ook je domein en je website.

• Alleen de e-mail stopt. Je domein blijft bij je provider. Je zet daar in het DNS-beheer het MX-record om, of je laat ons de records sturen die je daar invult.
• Alles stopt, ook het domein. Dan moet je domein ook verhuizen. Doe dat ruim op tijd, want je hebt een verhuiscode nodig. Hoe dat bij ons gaat, lees je bij domeinnamen. Een .nl kost bij ons €7,99 per jaar excl. btw (€9,67 incl. btw), en verlengen kost hetzelfde.
• Het staat er niet duidelijk in. Vraag het je provider. Wij weten niet wat jouw provider met je domein doet.

Wie moet je iets laten weten?

Niemand. Je adres verandert niet, dus je klanten, je bank en de Belastingdienst hoeven niets aan te passen. Er zijn twee uitzonderingen:

• Diensten die namens jouw domein mailen, zoals je boekhoudpakket, webwinkel of nieuwsbrief. Die blijven werken, maar je SPF-record moet ze nog steeds noemen. Kijk dat na als je SPF aanpast.
• Je website, als die een contactformulier heeft dat via de mailserver van je oude provider verstuurt. Pas de verzendinstellingen van het formulier aan voordat de oude server stopt.

Situatie B: je adres is van de provider

Heb je een adres als naam@provider.nl, dan is het deel achter de @ van je provider. Stopt de provider met e-mail, dan stopt dat adres ook. Je kunt het niet meenemen naar een andere partij. Dat is vervelend, maar je kunt het goed regelen als je op tijd begint.

Kies een nieuw adres

• Een gratis adres bij een grote maildienst. Dat kost niets, maar het kan je opnieuw overkomen: ook dat adres is niet van jou.
• Een adres op je eigen domein, zoals naam@achternaam.nl. Dat blijft van jou, wat er ook met een provider gebeurt. Stap je later over, dan neem je het adres mee. Een .nl kost bij ons €7,99 per jaar excl. btw (€9,67 incl. btw), e-mail €2,50 per maand excl. btw (€3,03 incl. btw). Kijk bij domeinnamen of jouw naam nog vrij is.

Dit is een goed moment om voor een eigen domein te kiezen. Je moet nu toch al overal je adres aanpassen.

Vraag of er een doorstuurperiode is

Sommige providers sturen mail aan het oude adres nog een tijd door naar een nieuw adres. Staat dat niet in de brief, vraag het dan. Reken er niet op: biedt je provider het niet aan, dan is het oude adres op de stopdatum weg.

Pas je adres aan bij al je accounts

Dit is het meeste werk. Veel accounts gebruiken je e-mailadres om in te loggen of om je wachtwoord te herstellen. Na de stopdatum krijg je die mails niet meer. Pas het dus aan zolang je oude adres nog werkt. Zoek in je oude mailbox op woorden als "welkom", "account", "wachtwoord" en "bevestig", dan vind je de meeste.

Doe het belangrijkste eerst: je telefoon- en computeraccount, je bank en de overheid. Vink af wat je hebt gedaan.

Laat je contacten het weten

Stuur vanaf je oude adres één mail aan je contacten met je nieuwe adres. Zet ook een automatisch antwoord aan op je oude adres, tot de stopdatum.

Neem je mail, contacten en agenda mee

• Je mail: zet je oude en je nieuwe account allebei met IMAP in een mailprogramma en sleep de mappen over. Hoe dat gaat, staat op e-mail verhuizen.
• Je contacten: exporteer ze in de webmail van je provider, meestal als vCard- of CSV-bestand, en lees dat bestand in bij je nieuwe adres.
• Je agenda: exporteer die als ICS-bestand en lees hem in bij je nieuwe agenda.
• Gebruik je POP3? Dan staat je mail misschien alleen op je eigen computer. Maak eerst een kopie van die map voordat je iets weghaalt.

Reken terug vanaf de stopdatum

Je weet de datum waarop je provider stopt. Reken van daar terug. Situatie A is meestal in een dag te doen. Situatie B kost meer tijd, omdat je al je accounts langs moet.

Is de datum al dichtbij? Begin dan met wat het meeste uitmaakt: bij A het MX-record en een kopie van je mail, bij B je telefoonaccount, je bank en de overheid.

Zo helpen we je

• Zelf doen: maak je mailboxen bij ons aan met e-mail op je eigen domein: €2,50 per maand excl. btw (€3,03 incl. btw) voor onbeperkt mailboxen met samen 5 GB. Bij een hostingpakket zit e-mail erbij.
• Laten doen: we zetten je mail voor je over met e-mail overzetten: €49 eenmalig excl. btw (€59,29 incl. btw) per domein plus €15 eenmalig excl. btw (€18,15 incl. btw) per mailbox, met al je mappen en de laatste mail na het omzetten. Contacten en agenda ook over? Vraag ernaar, dan zeggen we vooraf wat kan.
• Een nieuw domein nodig? Registreer het bij domeinnamen. Staat het bij ons in de DNS, dan zetten we de mailrecords meteen goed.

Je zegt zelf op bij je oude provider; wij zeggen nooit namens jou op. Bel of mail gerust als je niet zeker weet welke situatie de jouwe is.